Bez chýb a zdržaní. Obeh dokumentov neznamená papierom zavalené stoly

Profil zákazníka

Slovenská autobusová doprava Žilina, akciová spoločnosť, skrátene SAD Žilina je autobusový dopravca zabezpečujúci hromadnú dopravu osôb v okresoch Žilina, Bytča, Čadca, Kysucké Nové Mesto, Martin a Turčianske Teplice. Ročne prepraví 26 miliónov cestujúcich a jej 300 autobusov najazdí viac ako 17 miliónov kilometrov.

Zhrnutie projektu

Dokumenty v elektronickej podobe minimalizujú riziko chýb, zvyšujú efektivitu práce, jej presnosť a rýchlosť. Umožňujú, aby zodpovední pracovníci mali vždy stopercentný prehľad o faktúrach, objednávkach či zmluvách s obchodnými partnermi. A presne to bol aj cieľ spoločnosti SAD Žilina.

Elektronická evidencia dokumentov

Zjednodušenie schvaľovacích procesov

Prepojenie s IS SOFTIP PROFIT PLUS

Archivácia schvaľovaných dokladov

SAD Žilina sa rozhodla odbúrať zložitý obeh viacerých papierových dokumentov a prejsť na nový elektronický systém spracovania a evidencie faktúr, objednávok, zmlúv a smerníc. Spoločnosť SOFTIP preto v dvoch fázach navrhla riešenie podľa požiadaviek zákazníka aj s prepojením na IS SOFTIP PROFIT PLUS.

V prvej fáze vytvorila originálny modul Evidencia došlých faktúr a schvaľovania (DMS) na báze platformy Microsoft SharePoint 2013. Faktúru umožňuje spracovať so všetkými údajmi potrebnými pre jej zápis do účtovného systému. Tomu predchádza hierarchicky nastavený proces schvaľovania a možnosť opravy a kontroly údajov v karanténe účtovného systému. Samotný proces pred zápisom do ostrej evidencie uľahčuje aj viacero možností automatického dopĺňania vopred definovaných údajov. Samozrejmosťou je prístup do histórie operácií a zmien, ktoré sa dotýkali konkrétnej faktúry.

Druhá fáza projektu, realizovaného pre SAD Žilina, zahŕňala vytvorenie riešenia pre schvaľovanie a evidenciu ďalších dokladov, ako sú napríklad objednávky, zmluvy, smernice atď.

„Jednotlivé doklady na seba nadväzujú – ideálnym príkladom sú dodávateľské objednávky a faktúry. Je preto samozrejmé, že navrhnutý systém musel tieto väzby zachovať a umožniť ich logické spracovávanie,“ vysvetľuje Ing. Marián Baranovič, operačný riaditeľ divízie SME spoločnosti SOFTIP.

Zároveň podobne ako v prípade faktúr je po schválení a definitívnom zaevidovaní dokladu garantovaná možnosť jeho sprístupnenia definovaným osobám a jednoduchého vyhľadania spolu s detailným prehľadom vykonávaných úprav.

Obchod a služby

Microsoft SharePoint

SOFTIP PROFIT PLUS

„Manažment faktúr nebol nikdy tak jednoduchý. Spoločnosť SOFTIP nám opäť pomohla nájsť riešenie šité na mieru, a pritom v prostredí, ktoré pozná každý náš zamestnanec. Dodané riešenie nám vytvorilo prostredie v ktorom je všetko usporiadané, prehľadné a prepojené na ekonomický softvér, a pritom nenáročné na obsluhu. Po zavedení sa nám podarilo zrýchliť obeh dokladov v dobe, kedy sa pre vyhodnotenie ekonomických výsledkov každá minúta počíta.“

Ľubomír Taška

Slovenská autobusová doprava Žilina
Riaditeľ technicko – prevádzkového odboru

Použité produkty a technológie

Microsoft SharePoint

Portálové riešenie pre tímovú spoluprácu a správu dokumentov (DMS) vrátane ich bezpapierového schvaľovania, či vyhľadávanie dát naprieč obsahom v celej firme.

Firemný intranet

Document Management System

Knowledge Management System

SOFTIP PROFIT PLUS

Najobľúbenejší slovenský podnikový informačný systém vyvinutý s dokonalou znalosťou domáceho trhu a hlavne dynamicky sa meniacej slovenskej legislatívy.

Ekonomika a financie

Obchodná logistika

Manažérske prehľady

Ďalšie prípadové štúdie