Obeh dokumentov neznamená papierom zavalené stoly

Zhrnutie projektu

SAD Žilina zabezpečuje hromadnú dopravu osôb v okresoch Žilina, Bytča, Čadca, Kysucké Nové Mesto, Martin a Turčianske Teplice. Ročne jej autobusy prepravia viac ako 26 miliónov cestujúcich. Spoločnosť sa rozhodla odbúrať zložitý obeh viacerých papierových dokumentov a prejsť na nový elektronický systém spracovania a evidencie faktúr, objednávok, zmlúv a smerníc.

Výzvy a požiadavky

Dokumenty v elektronickej podobe minimalizujú riziko chýb, zvyšujú efektivitu práce, jej presnosť a rýchlosť. Umožňujú, aby zodpovední pracovníci mali vždy stopercentný prehľad o faktúrach, objednávkach či zmluvách s obchodnými partnermi. A presne to bol aj cieľ spoločnosti SAD Žilina.

Spoločnosť SOFTIP preto v dvoch fázach navrhla riešenie podľa požiadaviek zákazníka aj s prepojením na IS SOFTIP PROFIT PLUS.

Výsledky a prínosy

V prvej fáze vytvoril SOFTIP originálny modul Evidencia došlých faktúr a schvaľovania (DMS) na báze platformy Microsoft SharePoint. Faktúru umožňuje spracovať so všetkými údajmi potrebnými pre jej zápis do účtovného systému. Tomu predchádza hierarchicky nastavený proces schvaľovania a možnosť opravy a kontroly údajov v karanténe účtovného systému. Samotný proces pred zápisom do ostrej evidencie uľahčuje aj viacero možností automatického dopĺňania vopred definovaných údajov. Samozrejmosťou je prístup do histórie operácií a zmien, ktoré sa dotýkali konkrétnej faktúry.

Druhá fáza projektu zahŕňala vytvorenie riešenia pre schvaľovanie a evidenciu ďalších dokladov, ako sú napríklad objednávky, zmluvy, smernice atď. Jednotlivé doklady pritom na seba nadväzujú – ideálnym príkladom sú dodávateľské objednávky a faktúry - je preto samozrejmé, že navrhnutý systém musel tieto väzby zachovať a umožniť ich logické spracovávanie. Zároveň podobne ako v prípade faktúr je po schválení a definitívnom zaevidovaní dokladu garantovaná možnosť jeho sprístupnenia definovaným osobám a jednoduchého vyhľadania spolu s detailným prehľadom vykonávaných úprav.

Sprehľadnenie a zrýchlenie obehu dokladov

Zjednodušenie schvaľovacích procesov

Sprístupnenie schválených dokladov definovaným osobám

Archivácia dokladov s históriou operácií s zmien

Dodané riešenie vytvorilo v SAD Žilina prostredie, v ktorom je všetko usporiadané, prehľadné, prepojené na ekonomický softvér, a pritom nenáročné na obsluhu. Po zavedení systému sa spoločnosti podarilo zrýchliť obeh dokladov v dobe, kedy sa pre vyhodnotenie ekonomických výsledkov každá minúta počíta.

Obchod a služby

SOFTIP PROFIT PLUS

„Manažment faktúr nebol nikdy tak jednoduchý. SOFTIP nám opäť pomohol nájsť riešenie šité na mieru, a pritom v prostredí, ktoré pozná každý náš zamestnanec.“

Ľubomír Taška

Slovenská autobusová doprava Žilina
Riaditeľ technicko – prevádzkového odboru

Použité produkty a technológie

SOFTIP PROFIT PLUS

Najobľúbenejší slovenský podnikový informačný systém vyvinutý s dokonalou znalosťou domáceho trhu a hlavne dynamicky sa meniacej slovenskej legislatívy.

Ekonomika a financie

Obchodná logistika

Manažérske prehľady

Ďalšie prípadové štúdie

Dohodnite si konzultáciu

*všetky polia označené hviezdičkou sú povinné

Údaje o spoločnosti

Kontaktná osoba

Udeľujem súhlas so spracovaním mojich osobných údajov na účely dohodnutia a vykonania nezáväznej konzultácie k produktom a službám spoločnosti SOFTIP, a.s. na dobu potrebnú na vykonanie tejto konzultácie. Beriem na vedomie, že tento súhlas môžem kedykoľvek odvolať písomne na poštovú adresu SOFTIP, a.s., alebo emailom na adresu dpo@softip.sk.

Informácia o spracúvaní osobných údajov spoločnosťou SOFTIP, a.s.

V súlade s uplatňovaním Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov - GDPR), Vám týmto podávame informáciu o spracúvaní Vašich osobných údajov: Celé znenie informácie...

Bezpečnostné overenie