Elektronické podpisovanie pracovných zmlúv v SOFTIPe

Výzvy a požiadavky

Proces podpisovania pracovnoprávnych a interných dokumentov bol v spoločnosti SOFTIP v tradičnej papierovej podobe. Bol zdĺhavý a predstavoval značnú administratívnu záťaž pre HR oddelenie, samotných zamestnancov a manažérov, ktorí sú distribuovaní po celom Slovensku.

Spoločnosť pristúpila k realizácii riešenia, ktoré umožnilo jednoduché a bezpečné elektronické podpisovanie dokumentov, s možnosťou viac úrovňového podpisovania. HR oddelenie získalo kontrolu a prehľad na procesom podpisovania vrátane digitálneho archívu s riadeným prístupom.

Zámerom bolo:

- Vytvoriť riešenie, ktoré spája moderné technológie, bezpečnosť a jednoduchosť používania,
- zrýchliť a zjednodušiť proces podpisovania dokumentov,
- znížiť administratívnu záťaž pre HR oddelenie, zamestnancov a manažérov,
- zvýšiť flexibilitu – možnosť podpisovať kedykoľvek a odkiaľkoľvek,
- zachovať právnu istotu a bezpečnosť elektronicky podpísaných dokumentov,
- automatizovať archiváciu pre jednoduchšiu správu a vyhľadávanie dokumentov.

Kľúčovým krokom bolo zavedenie elektronického podpisovania vybraných personálnych dokumentov prostredníctvom platformy DocuSign, ktorá bola integrovaná s interným systémom SOFTIP HR PLUS.

Integrácia je vyriešená prostredníctvom aplikácie SOFTIP DocuSignBridge, ktorá predstavuje komunikačné rozhranie medzi interným HR systémom a cloudovou platformou DocuSign prevádzkovanou v prostredí Microsoft Azure. Toto prepojenie umožňuje bezpečný a automatizovaný prenos dokumentov, pričom citlivé údaje zostávajú chránené v rámci firemnej infraštruktúry SOFTIP.
Signatári môžu dokumenty podpisovať jednoducho prostredníctvom e-mailu, bez potreby inštalácie dodatočného softvéru. Celý proces je tak plne digitalizovaný, bezpečný a používateľsky komfortný – od vytvorenia dokumentu až po jeho archiváciu.

Samotná aplikácia DocuSignBridge je moderné riešenie postavené na mikroservisnej architektúre, ktoré zabezpečuje bezproblémovú integráciu medzi systémami SOFTIP HR PLUS a DocuSign.

Pozostáva z dvoch hlavných modulov:

Import dokumentov zo systému SOFTIP HR PLUS
automatizuje prenos a spracovanie dokumentov (modul nie je potrebný od verzie SPP 11),

Komunikácia s DocuSign
zabezpečuje elektronické podpisovanie a správu dokumentov v prostredí DocuSign.

Aplikácia je navrhnutá tak, aby bežala v prostredí Kubernetes, vďaka čomu ju možno flexibilne nasadiť ako v AKS (Azure Kubernetes Service), tak aj v interných prostrediach K8s alebo K3s.

Výsledky a prínosy

Implementácia elektronického podpisovania je ďalším krokom spoločnosti SOFTIP k napĺňaniu vízie digitálnej transformácie firiem na Slovensku. Ukazuje, že moderné technológie dokážu priniesť nielen úspory, ale aj pohodlie a ekologickejší prístup k firemnej administratíve.