Pri prevádzke viacerých pracovísk a narastajúcom podiele práce z domu sa digitalizácia vnútorných procesov stala príležitosťou na zefektívnenie personálnej administratívy a posun HR procesov na vyššiu úroveň. V súlade so svojou víziou digitálnej transformácie sa rozhodla implementovať elektronické podpisovanie ako ďalší krok k efektívnejšej a ekologickejšej firemnej administratíve.
Proces podpisovanie pracovnoprávnych a interných dokumentov bol v spoločnosti SOFTIP v tradičnej papierovej podobe. Bol zdĺhavý a predstavoval značnú administratívnu záťaž pre HR oddelenie, samotných zamestnancov a manažérov, ktorí sú distribuovaní po celom Slovensku.
Spoločnosť pristúpila k realizácii riešenia, ktoré umožnilo jednoduché a bezpečné elektronické podpisovanie dokumentov, s možnosťou viac úrovňového podpisovania. HR oddelenie získalo kontrolu a prehľad nad procesom podpisovania vrátane digitálneho archvíu s riadeným prístupom.
Zámerom bolo:
Kľúčovým krokom bolo zavedenie elektronického podpisovania vybraných personálnych dokumentov prostredníctvom platformy DocuSign, ktorá bola integrovaná s interným systémom SOFTIP HR PLUS.
Integrácia je vyriešená prostredníctvom aplikácie SOFTIP DocuSignBridge, ktorá predstavuje komunikačné rozhranie medzi interným HR systémom a cloudovou platformou DocuSign prevádzkovanou v prostredí Microsoft Azure. Toto prepojenie umožňuje bezpečný a automatizovaný prenos dokumentov, pričom citlivé údaje zostávajú chránené v rámci firemnej infraštruktúry SOFTIP. Signatári môžu dokumenty podpisovať jednoducho prostredníctvom e-mailu, bez potreby inštalácie dodatočného softvéru. Celý proces je tak plne digitalizovaný, bezpečný a používateľsky komfortný – od vytvorenia dokumentu až po jeho archiváciu.
Samotná aplikácia DocuSignBridge je moderné riešenie postavené na mikroservisnej architektúre, ktoré zabezpečuje bezproblémovú integráciu medzi systémami SOFTIP HR PLUS a DocuSign.
Pozostáva z dvoch hlavných modulov:
Aplikácia je navrhnutá tak, aby bežala v prostredí Kubernetes, vďaka čomu ju možno flexibilne nasadiť ako v AKS (Azure Kubernetes Service), tak aj v interných prostrediach K8s alebo K3s.
Implementácia elektronického podpisovania je ďalším krokom spoločnosti SOFTIP k napĺňaniu vízie digitálnej transformácie firiem na Slovensku. Ukazuje, že moderné technológie dokážu priniesť nielen úspory, ale aj pohodlie a ekologickejší prístup k firemnej administratíve.
úspora času a nákladov – bez potreby tlače, poštovného či fyzickej logistiky
vyššia efektivita HR oddelenia a rýchlejšie spracovanie dokumentov
jednoduchšia administratíva pre manažérov aj zamestnancov
bezpečné a právne záväzné podpisovanie v súlade s legislatívou
automatická archivácia a eliminácia papierovej dokumentácie
Obchod a služby
SOFTIP HR PLUS
Naša implementácia elektronického podpisovania nadviazala na úspešný projekt SOFTIPu v Dr. Max. Pre nás ako distribuovanú spoločnosť s deviatimi pracoviskami, 200 odborníkmi a centralizovaným HR oddelením je prínos obrovský. Kolobeh papierových dodatkov k pracovným zmluvám či iných pracovnoprávnych dokumentov bol náročný, zdĺhavý a nepružný. Vďaka digitalizácii sme získali komfort, rýchlosť a právnu istotu. Hneď prvou aktivitou bola zmena miesta výkonu práce z dôvodu sťahovania sa do nových priestorov v Banskej Bystrici. Je to ďalší krok napĺňaniu našej vízie byť vyspelou a modernou spoločnosťou.
Martin Vlčko
Predseda predstavenstva a generálny riaditeľ
SOFTIP, a. s.
Najviac zamestnancov v SR má spracovávané mzdy v informačnom systéme SOFTIP HR PLUS
Produktový manažér
SOFTIP HR PLUS