7 spôsobov
ako cloud mení
prácu v HR

Cloud pomáha aj šetrí


Do cloudu si firmy aj verejné inštitúcie presúvajú čoraz viac dát a využívajú stále širšiu paletu softvérov vo forme služby. Tento trend neobchádza ani oblasť riadenia ľudských zdrojov, práve naopak – je viacero dôvodov, pre ktoré by si HR manažéri mali všímať možnosti, ktoré im cloudové riešenia ponúkajú.

Na úvod si zopakujme dnes už známe fakty. Cloud computing je forma využívania softvéru, ktorý nie je fyzicky nainštalovaný vo vašom počítači (či na vašom serveri), ale pristupujete k nemu a ním využívaným dátam na diaľku pomocou internetu. Za túto službu platíte pravidelný poplatok. V tomto bode začíname hovoriť o prvých výhodách cloudu – nepotrebujete masívne investície do licencií a infraštruktúry pri prechodoch na technologicky náročnejšie, modernejšie alebo nové aplikácie a programy. Ich nasadenie je rýchle a pohodlnejšie z pohľadu používateľov. Svoje náklady máte pod kontrolou – platíte len za to, čo skutočne potrebujete a využívate. Odpadajú vám starosti s často komplikovanou správou IT riešení, o všetko sa stará dodávateľ. Skrátka je to podobné, ako keď si objednáte paušál u svojho mobilného operátora.

HR v cloude


Vráťme sa späť do sveta HR. Ak sme vraveli o finančných úsporách, tie dopĺňajú ďalšie zaujímavé benefity cloudu, ktorý výrazným spôsobom mení prácu personalistov a HR manažérov.

#1 Prináša nový prístup k zabezpečeniu údajov


Je hneď niekoľko regulatív, ktoré upravujú fungovanie firiem. Tou najvýznamnejšou na poli ochrany osobných údajov – ktoré sú esenciálnou súčasťou činnosti HR útvarov a pracovníkov, je GDPR. Odhliadnuc od drakonických sankcií, ktoré hrozia pri zlyhaniach v tejto oblasti, je aj z pohľadu image podniku a prístupu k jeho zamestnancom nevyhnutné, aby sa ich personálne dáta nestali verejnou informáciou, prípadne nedošlo k ich zneužitiu.

Cloud napriek počiatočným obavám potvrdil, že aj v oblasti zabezpečenia (nielen) citlivých údajov pred zneužitím, únikom alebo stratou často prekonáva úroveň, ktorá je štandardná vo väčšine organizácií. Z pohľadu poskytovateľa cloudových služieb je totiž kľúčové, aby garantoval maximálnu ochranu dát klientov a zároveň fakt, že k nim budú mať prístup len presne definovaní pracovníci.

Dobrým príkladom, ako sa to má robiť, je cloudová platforma Microsoft Azure, ktorá automaticky šifruje dáta, riadi prístupové práva a dáta pravidelne zálohuje.



#2 Garantuje vysokú stabilitu HR systémov


Na ako dlhý čas si viete predstaviť, že by ste nemali prístup do HR systému? Jeden deň? Hodinu? Či 10 minút? Podľa Murphyho zákonov nastane výpadok práve v tej chvíli, keď potrebujete rýchlo spracovať mzdy pre zamestnancov. Aby ste sa vyhli akýmkoľvek komplikáciám, je ideálne, ak sú systémy funkčné a je zabezpečená okamžitá podpora.

V prípade, že si softvér prenajímate ako službu, musí jej poskytovateľ garantovať, že ju môžete využívať 24/7. Odpadajú vám tak starosti nielen o technickú stránku systémov, ale napríklad aj o protipožiarne zabezpečenie, záložné zdroje, ale aj o aktualizácie bezpečnostných záplat či ochrany proti útokom hackerov. Platí, že aj tieto funkcie dokáže seriózny a spoľahlivý poskytovateľ cloudových služieb často udržiavať na lepšej úrovni, ako by ste to dokázali vo vlastnej réžii.

Napríklad Microsoft Azure garantuje 99,997-percentnú dostupnosť služieb, vďaka čomu sú všetky kľúčové aplikácie vždy k dispozícii. Rovnako zabezpečuje aj imunitu vašich aplikácií voči vírusom a hackerom.


#3 Prenajíma HR softvér ako službu


Cloud je v podstate „zlepšovák“, ako bez veľkých jednorazových vstupných nákladov získať prístup k vyspelým HR aplikáciám, ktoré pre svoju prácu potrebujete. Softvér je v tomto prípade (vrátane databáz) nainštalovaný na serveroch poskytovateľa a vy sa k nemu pripájate cez internet. Nemusíte investovať do výkonného servera ani starostlivosti oň, pretože toto zariadenie vám prenajíma rovnako, ako samotný softvér.

Ak sa pýtate, v čom je to iné, tak bežný používateľ vlastne nevidí žiadny rozdiel ani vo funkčnosti ani vo vzhľade. Všetko vyzerá tak, akoby bol program nainštalovaný priamo v jeho počítači.

Z pohľadu firmy sú však rozdiely naozaj dramatické – a to v dobrom zmysle slova. Ak sa na to pozrieme len z pohľadu finančného manažéra, dajú sa zhrnúť do troch bodov: predvídateľné náklady – vopred viete, koľko vás to bude v budúcnosti stáť, menšie prvotné investície na získanie softvéru, jeho modernizáciu a údržbu a žiadne dodatočné investície do hardvéru (ako je napríklad serverová infraštruktúra).


#4 K dispozícii je 24/7 bez obmedzení


Jediné, čo naozaj musíte mať, je internet. Ak ste pripojení, neexistuje miesto, kde by ste ako HR manažér či personalista nemohli pracovať s dátami, informáciami a nástrojmi, ktoré aktuálne potrebujete na splnenie svojej úlohy. To je obrovská výhoda cloudových služieb v porovnaní s on-premise softvérom. Pretože dnes už má smartfón naozaj každý z nás a aj toto zariadenie postačuje na to, aby ste napríklad večer pri sledovaní svojho obľúbeného seriálu v televízii mohli okamžite zareagovať na náhly dopyt či požiadavku.

Áno, mnohí by sme privítali, ak by sme neboli okamžite dosiahnuteľní kdekoľvek, kde máme k dispozícii počítač, tablet či mobil s pripojením na internet. Ale to už nie je chyba cloudu. Mať celú agendu pri vždy sebe a vyhnúť sa tak problémom, keď potrebujete niečo rýchlo schváliť, pozrieť alebo skontrolovať, je často na nezaplatenie.





#5 Sprístupňuje vybrané údaje zamestnancom


Len málo ľudí by potešilo, ak by sa ich mzdové ohodnotenie stalo verejným tajomstvom. Podobné zlyhanie ochrany nielen tejto citlivej informácie je po nasadení cloudu výrazne limitované. A tak nehrozí, že napríklad IT oddelenie vašej firmy bude mať prístup k takýmto dátam (čo stále je v mnohých organizáciách bežné).

Platí však aj opačné pravidlo - cloud sprístupňuje vybrané údaje, ktoré boli v minulosti uzamknuté v HR kanceláriách a dostupné len personalistom, aj ostatným pracovníkom firmy. A tí k nim majú okamžitý prístup na základe presne definovaných práv. V praxi to znamená, že napríklad zamestnanci môžu aktualizovať svoje osobné údaje na diaľku – ak zmenia adresu trvalého bydliska, zdravotnú poisťovňu, číslo účtu a pod., zistiť, aký majú zostatok dovolenky, na ktoré benefity majú nárok, zorientovať sa v organizačnej štruktúre spoločnosti či požiadať o vzdelávaciu aktivitu, dovolenku,...

To všetko vedia urobiť úplne jednoducho priamo v systéme, nepotrebujú „audienciu“ na personálnom oddelení. Samozrejme manažéri majú okrem toho k dispozícii rôzne rozšírené prehľady a ďalšie informácie o svojich podriadených.

#6 Minimalizuje papierovú agendu


Už z prechádzajúceho bodu vyplýva ďalší benefit využitia HR riešení v cloude – je ním minimalizácia papierovej agendy. Všetko je digitalizované, bezpečne uložené a centralizované, takže personalisti v záznamoch môžu jednoducho vyhľadávať a nájsť požadované informácie doslova za sekundu. To šetrí papier aj čas.

Dobrým príkladom je obyčajná žiadosť o vzdelávaciu aktivitu. V SOFTIPe si kedysi zamestnanci museli dohľadať šablónu vo worde, ktorú následne vyplnili, vytlačili, podpísali a predložili na schválenie nadriadenému. Dnes im na to stačí pár klikov v SOFTIP HAPPY HR.

To určite ocenia hlavne spoločnosti s viacerými pobočkami alebo pracoviskami, kde je obeh papierových lístkov veľmi komplikovaný a zdĺhavý a e-mailová komunikácia neprehľadná.





#7 Zvyšuje spokojnosť zamestnancov


Cloudové riešenia pre personalistov zlepšujú aj jeden nezanedbateľný parameter dôležitý pre správne fungovanie akejkoľvek firmy. Je ním spokojnosť zamestnancov. Dnes už je pre väčšinu z nás prirodzené fungovať on-line a tak oceníme, ak rovnaký komfort ako pri nakupovaní v eshope dostaneme aj pri využívaní firemných aplikácií. Aj preto už nechceme papierové dovolenkové lístky, odmietame behať na personálne s každou jednou zmenou osobných údajov či vyvolávať vedúcemu, keď potrebujeme vedieť, koľko nám zostáva dovolenkových dní.

Obzvlášť vypuklé je to v prípade mileniálov a po nich nastupujúcich generácií. HR softvér v cloude im dáva samostatnosť a nezávislosť. To, čo potrebujú, si vedia nájsť a vybaviť kedykoľvek a s útvarom ľudských zdrojov budú riešiť naozaj len kritické a závažné veci. Navyše získajú veľmi dôležitý pocit, že pracujú vo firme, ktorá je moderná a uľahčuje im život. To je veľmi dôležité reputačné hodnotenie nielen v dobe, kedy je na trhu nedostatok voľných pracovných síl.




"Už prvé nasadené moduly
SOFTIP HAPPY HR nám
výrazne uľahčili život
v oblasti HR procesov."

Ing. Martin Vlčko

Finančný riaditeľ a člen predstavenstva spoločnosti SOFTIP, a.s.

Podpora

Naše služby dodaním licencií nekončia. Môžete počítať so špičkovou podporou našich špecialistov s dlhodobými skúsenosťami a odbornými znalosťami potvrdenými desiatkami prestížnych certifikátov a ocenení spoločnosti Microsoft.

Ján Schwarz

Technický riaditeľ
SOFTIP, a. s


Vývoju nástrojov pre HR sa venujeme prakticky od vzniku spoločnosti v roku 1991. Základný kameň tvoril vtedajší program Platy a mzdy na výpočet miezd. Bol skutočne prelomový, u používateľov mal veľký úspech a stal sa hlavným impulzom, ktorý naštartoval založenie SOFTIPu. Postupne k nemu pribúdali ďalšie funkcionality, napríklad personalistika, nové platformy, rozrastalo sa celé naše produktové porfólio. Dnes je SOFTIP najväčším slovenským výrobcom podnikových informačných systémov s najkomplexnejšou ponukou v rámci IS pre malé a stredné firmy. Naše riešenia pre oblasť riadenia ľudských zdrojov aktuálne používa viac ako 9-tisíc používateľov z 1 200 spoločností na Slovensku. To znamená, že mesačne je vyše 300-tisíc miezd spracovávaných v našich systémoch. Disponujeme know-how z množstva realizovaných projektov, čerpáme zo skúseností zákazníkov a samozrejme aj našich vlastných. Digitalizácii HR skutočne rozumieme.


Microsoft Cloud využíva už viac ako 90% spoločností rebríčka Fortune 500 a 75% najväčších bánk. Čím si cloudová platforma spoločnosti Microsoft získala dôveru aj tých najkonzervatívnejších spoločností? Tu je 7 dôvodov prečo aj veľké firmy dôverujú Microsoft Cloudu.





Ako trojnásobný Partner roka spoločnosti Microsoft je SOFTIP jedným z najskúsenejších partnerov Microsoftu na Slovensku. Na získanie kompetencie Microsoft Cloud Solution Providerov sme museli splniť prísne kvalifikačné kritériá, preukázať schopnosti dodávať služby s pridanou hodnotou a spoľahlivú podporu. Do programu Microsoft Cloud Solution Provider sme migrovali veľké množstvo zákazníkov, získali sme bohaté skúsenosti a vieme, ako veci fungujú. Medzi našich klientov využívajúcich služby programu CSP patria aj tak významné spoločnosti ako sú europlac, Falck Záchranná, Illichmann Castalloy, MEDUSA GROUP, O2 Slovakia, Summit Motors Slovakia, Východoslovenská energetika Holding a mnohé ďalšie, ale aj veľké či menšie samosprávy ako napríklad Mesto Banská Bystrica či Mesto Poprad.


Jednoznačne taký, ktorý je spoľahlivý a overený - na trhu existuje niekoľko alternatív. Najrozšírenejším informačným systémom na personálnu a mzdovú agendu je práve náš SOFTIP HR PLUS, keď najviac zamestnancov v SR má spracované mzdy v tomto systéme. Jeho kvalitu overili tisícky slovenských personalistov, ktorí okrem spoľahlivosti našich systémov oceňujú aj ich moderný dizajn a komfortné používateľské prostredie. A dostupný je aj v cloude.





O tom, že zabezpečeniu (nielen) citlivých informácií venujú poskytovatelia cloudových služieb mimoriadnu pozornosť sme už toho popísali veľa. Ak si však ešte stále nie ste istí, či je dobrý nápad dávať všetky tieto dáta na internet, spomeňte si ako komunikujete so Sociálnou poisťovňou, zdravotnými poisťovňami či Finančnou správou. Prihlášky, odhlášky, výkazy a rôzne štatistiky posielate pravdepodobne elektronicky cez internet. Z jednoduchého dôvodu. Pretože je to efektívnejšie, výhodnejšie a pri použití moderných zabezpečovacích techník aj bezpečnejšie.


SOFTIP HAPPY HR je webová nadstavba nad riešením pre spracovanie miezd, pričom aplikácia je otvorená a kompatibilná s ktorýmkoľvek personálnym a mzdovým systémom. Prináša mnohé moderné funkcionality, a to kedykoľvek a kdekoľvek. Či už sa to týka schvaľovania dovoleniek priamo z mobilu, aktualizácie osobných údajov na diaľku, orientácie v organizačnej štruktúre alebo vzdelávania, hodnotenia a odmeňovania zamestnancov.






Microsoft Azure Datacenter

SOFTIP HAPPY HR

Dohodnite si nezáväznú konzultáciu

*všetky polia označené hviezdičkou sú povinné

Údaje o spoločnosti

Kontaktná osoba

Príklad: +421987654321



Informácia o spracúvaní osobných údajov spoločnosťou SOFTIP, a.s.

V súlade s uplatňovaním Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov - GDPR), Vám týmto podávame informáciu o spracúvaní Vašich osobných údajov: Celé znenie informácie...

Bezpečnostné overenie