Elektronické podpisovanie dodatkov k pracovným zmluvám nám ušetrilo čas aj peniaze

Prípadová štúdia

Mám záujem

Zhrnutie projektu

Sieť lekární Dr. Max je jednou z najvýznamnejších v strednej Európe.

Pôsobí v 17 krajinách starého kontinentu prostredníctvom takmer 3000 lekární. Na Slovensku prevádzkuje Dr. Max Holding viac ako 420 lekární s viac ako 3 300 zamestnancami, ktorí ročne obslúžia približne 25 mil. pacientov.
Zavedenie elektronického podpisovania dodatkov k pracovným zmluvám prinieslo spoločnosti významnú úsporu nákladov spojených s podpisovaním papierových pracovnoprávnych dokumentov. Nie je viazané na miesto, kde sa zamestnanec nachádza. Po prvotnom nasadení sa podarilo elektronicky „sprocesovať“ takmer 3 000 dokumentov.

Výzvy a požiadavky

Pri takom vysokom počte zamestnancov, navyše dislokovaných v rôznych regiónoch Slovenska, čelila spoločnosť výzve, ako zásadne zmeniť proces podpisovania pracovných zmlúv, zmien či dodatkov. Existujúci proces bol totiž časovo a logisticky veľmi náročný. V mnohých momentoch išlo o nárazovú realizáciu, ktorá spôsobovala preťaženie tímu.
Ako reálne riešenie sa ukázala elektronizácia procesu podpisovania dodatkov k pracovným zmluvám a vznik elektronického archívu. V prvej fáze projektu sa Dr.Max zameral na podpis všetkých druhov dodatkov k pracovným zmluvám (napr. zmena úväzkov, zmena mzdy, zmena variabilnej zložky mzdy) a rôzne kombinácie všetkých druhov dodatkov. Dr. Max aj v súčasnosti analyzuje ďalšie možnosti na využívanie elektronického podpisovania v pracovnoprávnej oblasti aj s ohľadom na platnú legislatívu. Kľúčovou požiadavkou bola jednoduchosť podpisovania a právna istota, ktorú potvrdila právna analýza. Riešením bola implementácia DocuSignBridge v cloud prostredí MS AZURE – Kubernetes, ktorá umožnila komunikáciu s personálnym systémom SOFTIP HR PLUS umiestneným v lokálnej sieti zákazníka.

Cieľom bolo odbremeniť HR oddelenie, zvýšiť rýchlosť a efektivitu jeho práce, eliminovať množstvo papierovej dokumentácie. Významným benefitom bola úspora času bez potreby cestovania zamestnancov za podpisom dokumentu a úspora nákladov (poštovných a materiálových), zvýšenie bezpečnosti pri zasielaní pracovno-právnych dokumentov poštou. Riešenie si vyžadovalo:

  • nastaviť postup (workflow) a metodiku ich podpisovania,
  • pripraviť podklad pre vytvorenie obálky v DocuSign,
  • naštartovať prenos dokumentov a informácií o priebehu podpisovania medzi SOFTIP HR PLUS a DocuSign.
Projekt prebiehal paralelne v dvoch tímoch, ktoré realizovali práce na SOFTIP HR PLUS a na vývoji novej aplikácie DocuSign Bridge. Zákazníkom bol impementovaný definovaný pracovný postup podpisovania – počet a poradie signatárov, ukončenie procesu podľa možností, ktoré poskytuje DocuSign. Vytvorilo sa prepojenie s personálnym systémom SOFTIP HR PLUS, ktorý je na štarte dokumentu, vystupuje v pozícii IS produkujúceho dokumenty na podpis a aj v cieli, končia v ňom podpísané dokumenty. V rámci SOFTIP HR PLUS boli implementované nové služby pre definovanie údajov signatárov a pre definovanie úložiska podpísaného dokumentu, potrebných v procese podpisovania.

Výsledky a prínosy

Zjednodušenie a zrýchlenie podpisovania pracovno-právnych dokumentov spoločnosti prinieslo významnú úsporu času a zníženie nákladov. Elektronické podpisovanie vie zákazník spustiť priamo cez aplikáciu SOFTIP HR PLUS. Nie je nutné prihlasovať sa do iných aplikácií. Stačí, keď personálny systém SOFTIP HR PLUS tieto dokumenty pripraví pre DocuSignBridge.
Riadený a postupný proces podpisovania a schvaľovania dokumentov
Zvýšenie efektivity práce riadiacich pracovníkov
Podpísané dokumenty sú automatizovane doručené zamestnancovi aj personálnemu oddeleniu a následne archivované
Eliminácia papierovej dokumentácie
Úspora finančných nákladov na tlač a poštovné
Podpisovatelia nie sú limitovaní miestom, podpísať dokument dokážu odkiaľkoľvek
Vysoká bezpečnosť pri elektronickom doručení takto podpísaných dokumentov
DocuSignBridge vie reagovať na definované udalosti v procese podpisovania. Ponúka notifikácie prostredníctvom emailových správ a ukladanie podpísaných dokumentov všetkými signatármi na špecifické definované umiestnenie. Takýmto spôsobom zákazník získa aj elektronický archív podpísaných dokumentov.
Nasadené riešenie je vhodné pre záujemcov o elektronické podpisovanie pracovno-právnych dokumentov, ktoré môžu pochádzať nielen z personálneho systému SOFTIP HR PLUS ale aj z iných IS. Zdokonalený elektronický podpis, ktorý štandardne poskytuje DocuSign, umožnil dosiahnuť požadovanú úroveň bezpečnosti, právnej záväznosti a užívateľskej jednoduchosti. Navyše sú elektronické dokumenty ľahko archivovateľné a dohľadateľné, čo výrazne uľahčuje ich správu.
Architektúra riešenia je otvorená pre jeho rozšírenie o nové IS generujúce dokumenty na podpis vrátane pracovného postupu podpisovania a spracovania podpísaných dokumentov.

Zdravotníctvo

SOFTIP HR PLUS

Vďaka SOFTIPu sme našli spôsob, ako zjednodušiť a zrýchliť podpisovanie dodatkov k pracovným zmluvám. A zároveň máme istotu, že všetky dáta sú v bezpečí a spoľahlivo archivované.
Magdaléna Vrťová
Dr. Max Holding
Riaditeľka pre ľudské zdroje

Použité produkty a technológie

SOFTIP HR PLUS

Najviac zamestnancov v SR má spracovávané mzdy v informačnom systéme SOFTIP HR PLUS

Ďaľšie prípadové štúdie

Zlepšite procesy v celom podniku pomocou SOFTIP HR PLUS

Elektronické podpisovanie pracovných zmlúv v SOFTIPe

Zistite viac

MATADOR si vybral riešenie SOFTIP HR PLUS

Zistite viac

Unifikácia HR procesov v skupine spoločností

Zistite viac

Dohodnite si konzultáciu

Napíšte nám a odpovieme vám na všetky dôležité otázky

*všetky polia označené hviezdičkou sú povinné
Informácia o spracúvaní osobných údajov spoločnosťou SOFTIP, a.s. V súlade s uplatňovaním Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. Apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov - GDPR), Vám týmto podávame informáciu o spracúvaní Vašich osobných údajov: Celé znenie informácie…

Kto sa vám bude venovať?

Pomôžeme vám nájsť odpovede na všetky dôležité otázky a spoznať detaily používania produktu SOFTIP HR PLUS.

blank

Katarína Hošalová

Produktový manažér

SOFTIP HR PLUS

Chcem kontaktovať SOFTIP

Som zákazník SOFTIPu a potrebujem pomôcť s problémom v našom súčasnom riešení

Vstúpiť do Centra podpory zákazníkov

Mám záujem o novú ponuku alebo ďalšie informácie k SOFTIP riešeniam

Osloviť SOFTIP