Elektronizácia procesu schvaľovania faktúr prostredníctvom nasadenia novej webovej aplikácie SOFTIP Approval priniesla výrazné skrátenie ich kolobehu od prijatia po úhradu. Odbúral sa fyzický pohyb dokumentov, schvaľovací proces je jednoduchý a dostupný aj z mobilných zariadení.
INDEX NOSLUŠ je dlhoročným zákazníkom SOFTIPu. Najnovšia implementácia Approval s cieľom zefektívniť fakturačné procesy v spoločnosti je ďalším spoločným projektom.
SOFTIP Approval je aplikácia na schvaľovanie firemných dokladov, a to aj pre používateľov, ktorí nemajú prístup k ERP. Odstraňuje obeh papierových dokladov, zviditeľňuje a zrýchľuje schvaľovanie dokumentov, ktoré následne archivuje pre potreby kontroly či opätovného použitia. K dispozícii je aj prostredníctvom mobilných zariadení.
Jediný fyzický kontakt s faktúrou je len pri úvodnom skenovaní a zadaní do systému. Následne už všetko prebieha elektronicky. Výsledkom je, že personálka dnes už vôbec nevie, čo je to „stratená faktúra v procese schvaľovania“. Naopak, všetko prebieha hladko, takže je úhrady možné realizovať maximálne do troch pracovných dní. A ak je to nevyhnutné, tento čas sa dá skrátiť len na niekoľko hodín.
Od prijatia po úhradu faktúry maximálne 3 pracovné dni
Možnosť schvaľovania faktúr kedykoľvek a kdekoľvek
Detailný manažérsky prehľad o celom procese
Prepojenie s IS SOFTIP PROFIT PLUS
Samotné schvaľovanie už navyše nevyžaduje prítomnosť oprávnenej osoby na pracovisku – dostupné je totiž on-line aj pomocou smartfónu. Medzi ďalšie výhody riešenia patrí možnosť definovať dvoch schvaľovateľov na každej faktúre, načítať rozúčtovanie na zákazky z predchádzajúcej faktúry či nastaviť automatickú e-mailovú notifikáciu na neschválené dokumenty.
K dispozícii je samozrejme aj manažérsky prehľad schválených faktúr. Skeny faktúr sú uložené priamo v aplikácii SOFTIP Approval, čo garantuje jednoduchú dohľadateľnosť podľa rôznych kritérií, a to bez potreby pátrania v papierových dokumentoch v archíve.
Pomocou jedinej aplikácie bez potreby opätovného prihlasovania dokáže INDEX NOSLUŠ schvaľovať aj dodávateľské faktúry viacerých dcérskych spoločností.
Obchod a služby
SOFTIP APPROVAL
Najviac oceňujem, že schváliť faktúry viem kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Aj cez dovolenku. Hoci, ak by som chcela, mohla by som nastaviť môjho zástupcu, ale tých päť minút na schválenie cez mobil si nájdem vždy.
Darina Mokráňová
INDEX NOSLUŠ, s.r.o.
Výkonná riaditeľka
Obchodný manažér senior