Ročne jej autobusy prepravia viac ako 26 miliónov cestujúcich. Spoločnosť sa rozhodla odbúrať zložitý obeh viacerých papierových dokumentov a prejsť na nový elektronický systém spracovania a evidencie faktúr, objednávok, zmlúv a smerníc.
Dokumenty v elektronickej podobe minimalizujú riziko chýb, zvyšujú efektivitu práce, jej presnosť a rýchlosť. Umožňujú, aby zodpovední pracovníci mali vždy stopercentný prehľad o faktúrach, objednávkach či zmluvách s obchodnými partnermi. A presne to bol aj cieľ spoločnosti SAD Žilina.
Spoločnosť SOFTIP preto v dvoch fázach navrhla riešenie podľa požiadaviek zákazníka aj s prepojením na IS SOFTIP PROFIT PLUS.
V prvej fáze vytvoril SOFTIP originálny modul Evidencia došlých faktúr a schvaľovania (DMS) na báze platformy Microsoft SharePoint. Faktúru umožňuje spracovať so všetkými údajmi potrebnými pre jej zápis do účtovného systému. Tomu predchádza hierarchicky nastavený proces schvaľovania a možnosť opravy a kontroly údajov v karanténe účtovného systému. Samotný proces pred zápisom do ostrej evidencie uľahčuje aj viacero možností automatického dopĺňania vopred definovaných údajov. Samozrejmosťou je prístup do histórie operácií a zmien, ktoré sa dotýkali konkrétnej faktúry.
Druhá fáza projektu zahŕňala vytvorenie riešenia pre schvaľovanie a evidenciu ďalších dokladov, ako sú napríklad objednávky, zmluvy, smernice atď. Jednotlivé doklady pritom na seba nadväzujú – ideálnym príkladom sú dodávateľské objednávky a faktúry – je preto samozrejmé, že navrhnutý systém musel tieto väzby zachovať a umožniť ich logické spracovávanie. Zároveň podobne ako v prípade faktúr je po schválení a definitívnom zaevidovaní dokladu garantovaná možnosť jeho sprístupnenia definovaným osobám a jednoduchého vyhľadania spolu s detailným prehľadom vykonávaných úprav.
Sprehľadnenie a zrýchlenie obehu dokladov
Zjednodušenie schvaľovacích procesov
Sprístupnenie schválených dokladov definovaným osobám
Archivácia dokladov s históriou operácií s zmien
Dodané riešenie vytvorilo v SAD Žilina prostredie, v ktorom je všetko usporiadané, prehľadné, prepojené na ekonomický softvér, a pritom nenáročné na obsluhu. Po zavedení systému sa spoločnosti podarilo zrýchliť obeh dokladov v dobe, kedy sa pre vyhodnotenie ekonomických výsledkov každá minúta počíta.
Obchod a služby
SOFTIP PROFIT PLUS
Manažment faktúr nebol nikdy tak jednoduchý. SOFTIP nám opäť pomohol nájsť riešenie šité na mieru, a pritom v prostredí, ktoré pozná každý náš zamestnanec.
Ľubomír Taška
SAD Žilina, a.s.
Riaditeľ technicko-prevádzkového odboru
Podnikový informačný systém pre ešte kvalitnejšie, technologicky špičkové a užívateľsky komfortné riadenie vášho biznisu
Produktový manažér
SOFTIP PROFIT PLUS