Aj interný audit
sa dá automatizovať

Profil zákazníka

Na Slovensku patrí SOFTIP medzi najvýznamnejších poskytovateľov IT produktov a služieb. Ako najväčší slovenský výrobca podnikových informačných systémov už takmer tri desiatky rokov prináša inovatívne IT riešenia, ktoré pomáhajú lepšie riadiť tisícky firiem a organizácií všetkých veľkostí doma aj v zahraničí. Dôverujú nám aj tie najznámejšie spoločnosti, s produktmi ktorých sa stretávate každý deň.

Zhrnutie projektu

Už od roku 2004 má SOFTIP zavedené ISO 9001:2000, ktoré sme neskôr doplnili aj o ďalšie normy. Aktuálne disponujeme piatimi certifikátmi a plánujeme ich ďalej rozširovať. S tým všetkým je samozrejme spojené aj pravidelné auditovanie. Pre nás to ročne predstavuje okolo 20 plánovaných a niekoľko mimoriadnych interných auditov. Každý, kto musí podobnými procesmi prejsť, vie, že ide o administratívne, ale i časovo náročné činnosti. Nám sa ich vďaka internému nasadeniu aplikácie SOFTIP AUDIT podarilo v nemalej miere zautomatizovať.

Prehľadná evidencia auditov a podnetov

Jednoduchá a rýchla príprava a spracovanie auditov a podnetov

Garancia uloženia dokumentov a dôkazov auditu

Riadený prístup a logovanie zmien

SOFTIP AUDIT umožňuje našim interným audítorom prejsť celým procesom výkonu interného auditu rýchlo, ľahko a bez zbytočnej administratívy. V praxi sa jeho prínos dá rozdeliť do troch fáz.

V prvej, prípravnej, uľahčuje vytváranie, schvaľovanie a uzatváranie Programu auditov na príslušný kalendárny rok, ktorý sa dá priebežne dopĺňať a aktualizovať. Pre urýchlenie jeho spracovania umožňuje načítanie údajov z organizačnej štruktúry a číselníkov. Z vyplneného Plánu auditu je možné vygenerovať Príkaz na audit, ktorý je priamo z aplikácie zaslaný e-mailom zodpovedným osobám.

Tie následne môžu pristúpiť k druhej fáze, a to samotnému auditovaniu. V nej im SOFTIP AUDIT umožňuje pridať ku každej preddefinovanej oblasti poznámky a pripojiť rôzne typy dokumentov. Samozrejme operatívne dokážu dopĺňať nové auditované oblasti či pomocou mobilnej aplikácie previesť zvukový záznam reči do textovej formy a odoslať ho spolu s fotodokumentáciou pre ďalšie spracovanie v office aplikácii.

Zautomatizované je aj hodnotenie zhody, ktoré je sprístupnené ku každej sledovanej oblasti, pričom zároveň sa dajú do Evidencie podnetov priamo zapisovať aj identifikované negatívne zistenia. Na záver je k dispozícii i generovanie tlačových výstupov podľa preddefinovaných šablón (Program auditov, Zoznam interných audítorov, Správa z auditu, ...)

Tretia fáza priamo nadväzuje na podnety, ktoré vyplynuli z auditu. SOFTIP AUDIT pomocou modulu Podnety a NO/PO poskytuje ich jednoduché a prehľadné evidovanie, spracovanie a sledovanie. K dispozícii je možnosť priameho zápisu podnetu z modulu Interné audity alebo zaevidovanie podnetu pochádzajúceho z iných zdrojov (napríklad externé audity, zamestnanci, zákazníci).

Celý životný cyklus od evidencie až po uzavretie podnetu je transparentne sledovaný, pričom zodpovedným osobám sa automaticky posielajú e-mailové notifikácie s prepojením na priamy zápis evidovaných skutočností.

Obchod a služby

SOFTIP AUDIT

„Snažili sme sa vytvoriť komplexné riešenie, ktoré bude prínosom počas všetkých fáz interného auditu a nápravnej a preventívnej činnosti. Za dobu od jeho nasadenia sme sa v SOFTIPe na vlastnej koži presvedčili, že nielen uľahčuje a zrýchľuje celý proces, ale má aj pozitívny psychologický efekt. Po zavedení SOFTIP AUDIT sú totiž interné audity oveľa menším strašiakom ako kedysi. Samozrejme na ďalšom zlepšovaní aplikácie neustále pracujeme.“

Sulamit Vazagová

SOFTIP
koordinátor IMS

Použité produkty a technológie

SOFTIP AUDIT

Komplexné plánovanie a spracovanie interných auditov v súlade s požiadavkami normy EN ISO 19011:2011 Návod na auditovanie systémov manažérstva. Evidencia a spracovanie podnetov a nápravných opatrení.

Detailná príprava auditu

Podpora pri výkone auditu

Podnety pod kontrolou